Seit 1847 widmet sich der Kunstverein in Wiesbaden der Präsentation und Vermittlung junger, künstlerischer Positionen ihrer Zeit und dient als Plattform für die konstruktive Auseinandersetzung über neue Wege in der Kunst. Als Ort der künstlerischen Produktion, des Ausstellungsmachens, der Kunstvermittlung und des kritischen Diskurses hat der Verein sich den Künstler:innen verschrieben, die uns neue Sichtweisen auf gesellschaftliche Sachverhalte aufzeigen. Sie stellen sich der Aufgabe, uns den Weg aus dem Gewohnten zu weisen, vielleicht auch den Weg zu einer anderen Weise des Zusammenlebens zu formulieren, um dabei eine Sprache zu entwickeln, die ökonomische und politische Differenzen überwinden hilft. Hierbei liegt ein besonderer Schwerpunkt auf künstlerischen Positionen, die in einer Nachfolge von FLUXUS stehen. Der Nassauische Kunstverein Wiesbaden präsentiert im Jahr durchschnittlich sechs wechselnde Ausstellungen und hat ein abwechslungsreiches Rahmen- und Abendprogramm.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir eine:n Office Manager:in (m/w/d) in Festanstellung und Teilzeit (25 Std.)

Ihr Aufgabenbereich:

In enger Abstimmung mit der Künstlerischen Leitung verantworten Sie das Office-Management des Nassauischen Kunstvereins als zentraler Funktion und Schnittstelle in unserem Team. Ihre Tätigkeit umfasst vorrangig die folgenden Aufgaben:

• Sicherstellung einer jederzeit optimalen Außendarstellung und Kommunikation des Kunstvereins gegenüber allen externen Kontaktpersonen und Besucher:innen
• Tägliche Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
• Vereinbarung, Koordination und Vorbereitung Termine, Protokollieren von Besprechungen, Erstellen von Zeitplänen
• Assistenz im Office, Sekretariatsaufgaben und Projektassistenz u.a. bei Ausstellungen, Buchpublikationen und Projekten, d. h.:
  • Projektmanagement (Kalkulation der Ausstellungsprojekte und Kostenerfassung sowie Nachweis für Fördermittel/Zuschüsse)
  • Mitarbeiter:innen Koordination: Gewährleistung eines reibungslosen Informationsflusses mit dem gesamten Team
  • Führen der Stundennachweise der Aufsichten für Ausstellungen, Meldewesen für Honorarabrechnung
  • Editionen – Management
  • Führen des digitalen Kalenders, unmittelbare Informationsaufnahme und -eingabe
  • Verwaltung des zentralen E-Mail-Accounts und des Posteingangs, Führen von Korrespondenz
  • Entgegennahme von Anrufen und Weiterleitung im Team
  • Pflege der Website
  • Verantwortung für Ausstattung, Instandhaltung und Erscheinungsbild aller Räumlichkeiten
  • Kontaktperson für Hausverwaltung, Hausmeisterservice, Reinigungsteam, Alarmanlagenfirmen
  • Führen und Aktualisierung von Leitfäden und Checklisten für das Office-Management
  • Verwaltung und Bestellung von Büromaterialien

Ihr Profil:

Wir suchen eine gewinnende Persönlichkeit mit herausragendem Verantwortungsbewusstsein, Organisationstalent und der Begeisterung für die Arbeit im Team. Die folgenden Qualifikationen zeichnen Sie aus:

• Fundierte Erfahrungen im Office- und Event Management auf internationalem Niveau
• Großes Interesse an zeitgenössischer Kunst und dem internationalen Kunstmarkt
• Vertrautheit mit komplexen und dynamischen Arbeitsumgebungen: Gewährleistung einer jederzeit umsichtigen und vorausblickenden Arbeitsweise sowie Kommunikation
• Große Verbindlichkeit und Zuvorkommenheit im täglichen Austausch mit allen externen Kontakten
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift, gerne weitere Fremdsprachen
• Sehr gute kommunikative Fähigkeiten, interkulturelle Kompetenz und diplomatisches Geschick
• Schnelle Auffassungsgabe sowie themen- und prozessübergreifende Denkweise
• Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein, Zielstrebigkeit, Strukturiertheit und Effizienz
• Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft Office-Anwendungen (Word / Excel), der Adobe Creative Suit (InDesign / Photoshop) sowie mit Typo3

Wir bieten:

Wir bieten Ihnen ein ebenso vielseitiges wie herausforderndes Arbeitsumfeld in einem Team mit flachen Hierarchien und leben eine offene Kommunikation. Im Kontext unserer Aktivitäten haben Sie fortlaufend die Möglichkeit, Ihre Erfahrungen und eigene Ideen einzubringen und sich kontinuierlich weiterzuentwickeln. Die Ausstellungs- und Büroräume des Kunstvereins befinden sich zentral im Herzen der Stadt und unmittelbar an der Kulturroute der Stadt in einer Historismus Villa. Zudem erwartet Sie eine Ihren Kenntnissen und Leistungen entsprechend attraktive und marktgerechte Vergütung, eine über dem gesetzlichen Anspruch liegende Anzahl an Urlaubstagen.

Wir freuen uns auf die Zusendung Ihrer vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen bis zum 31.05.23 per E-Mail an infowhatever@kunstverein-wiesbaden.de an die Künstlerische Leitung. Bitte fügen Sie dabei sämtliche Unterlagen in einer einzigen PDF-Datei zusammen. Auswahlgespräche finden fortlaufend und flexibel auch vor Ablauf der Bewerbungsfrist statt.